Réponses aux questions fréquentes

eMundus propose une plateforme en ligne en marque blanche réunissant des espaces et des fonctionnalités étendues d’automatisation des tâches répétitives, de collaboration et d’interconnexion dont une organisation a besoin pour accélérer et fiabiliser de bout en bout son processus de gestion des candidatures. Elle comprend :

• un portail public pour présenter les programmes ouverts auprès des candidats
• un espace de dépôt propre à chaque programme proposé, associé à un formulaire construit sur mesure pour collecter les informations souhaitées, parfois spécifiques à un programme
• un espace accessible à un nombre généralement restreint d'utilisateurs pour piloter la campagne, créer des comptes utilisateurs, définir des profils utilisateurs, créer des templates d'email, gérer les règles d'envoi automatique d'email par la plateforme...
• un espace d'évaluation, également accessible à un certain type d'utilisateurs (avec un profil évaluateur), pour commenter et évaluer seul ou à plusieurs les dossiers de candidature complets reçus
• un espace de décision pour saisir la décision finale du jury dans chaque dossier évalué
• un tableau de bord pour accéder et consulter en un éclair aux statistiques et analyses clés sous forme de graphiques, imprimables sous forme de rapports chartés et exportables sous différents formats (Excel/CSV, PDF, ZIP)
• un espace d'archivage des dossiers

La plateforme eMundus permet ainsi à un client de :

• donner de la visibilité aux programmes
• améliorer son image et l'expérience du candidat
• accélérer les délais de traitement et de prise de décision
• maintenir le contact avec les déposants à chaque étape du processus grâce au système d’alerte et d’envoi automatique d’email compris dans la solution, qui va permettre de relancer ou informer automatiquement d'un changement une ou plusieurs personnes, quel que soit leur profil utilisateur

Selon les besoins et pour aller plus loin, il est possible d'activer à la demande des fonctionnalités complémentaires : génération de trombinoscopes, paiement en ligne, signature électronique, génération automatique et personnalisation d'un document type, mise en place d'une connexion LDAP, booking d'entretien, transfert et rangement automatique des dossiers traités vers un espace d'archivage situé en dehors de la plateforme...

La solution eMundus est accessible dans son intégralité par le biais du web. Par ailleurs, parce que nous pensons que rien ne doit rester la propriété d'un seul, nous rendons public gratuitement le code source de notre solution (Open source). La réversibilité du code source est complète, donnant la possibilité à un tiers de maintenir et faire évoluer la plateforme.

Les données collectées à travers la solution eMundus sont hébergées au choix sur les serveurs d’eMundus (basés en France) ou sur ceux du client.

eMundus réceptionne les données envoyées par les demandeurs et réalise, par le biais d’un traitement algorithmique, une vérification de conformité sur certains documents (passeport, carte d’identité, visa, photo d’identité) pour attester qu’il s’agit bien des documents demandés et que leur format est correct.

Pour parer à toute défaillance, des sauvegardes sur nos dossiers Web et également sur les bases de données sont réalisées sur nos serveurs (loués chez le prestataire SoYouStart). En termes de sauvegarde, le chiffrement est en AES-256 (algorithme de chiffrement utilisé par la NSA) avec une politique de rétention de la donnée (sauvegarde sur 7 jours, conservation de 4 sauvegardes par mois, de 12 sauvegardes par an pour chaque client). Toutes nos machines sont sécurisées et n’utilisent aucun mot de passe pour se connecter. Nous utilisons tous des clés de chiffrement de type RSA allant de 2048 à 4096 bits.

Quelques précisions quant aux mesures de sécurité et de confidentialité mises en place :

• L'accès physique au traitement est protégé (bâtiment sécurisé)
• Un procédé d'authentification des utilisateurs est mis en oeuvre (mot de passe)
• Une journalisation des connexions est effectuée
• Un firewall filtre les accès au serveur
• La connexion à la plateforme est chiffrée via un certificat SSL
• Les sauvegardes sont chiffrées
• L'accès backoffice est sécurisé au niveau du serveur
• Les adresses IP à risque sont bloquées
• Lorsqu'il y a détection d'une tentative de piratage par un utilisateur, cet utilisateur est bloqué automatiquement

eMundus n’est pas responsable de la conservation et de la suppression des données de candidature, qui sont exploitées par nos clients. Seule une sauvegarde chiffrée des données est réalisée afin de garantir la récupération des données perdues. Cette sauvegarde a lieu une fois par jour et est conservée une année au maximum. Nous respectons fiablement notre politique RGPD.

La solution eMundus s'interconnecte très facilement par le biais d'une API avec les logiciels utilisés par nos clients, permettant l'envoi automatique des informations renseignées dans la plateforme eMundus vers ces outils, et inversement également si besoin.